Récapitulatif de la durée de conservation des principaux documents de l’entreprise

Cette obligation de conservation est essentiellement à des fins probatoires.

Pour les documents fiscaux, l’article L102B du Livre des procédures fiscales dispose que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans (...) ». Ce délai de conservation concerne l’impôt sur le revenu (IR), l’impôt sur les sociétés (IS), la cotisation foncière des entreprises (CFE), la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Le délai commence à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

S’agissant des documents civils et commerciaux, le délai de conservation est de 5 ans pour  les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises (déclarations en douane : 3 ans). En revanche, les contrats conclus par voie électronique (somme supérieure ou égale à 120 euros), les factures clients ou fournisseurs et les correspondances commerciales (bons de commandes et bons de livraisons) doivent être gardés 10 ans. Le délai est de 30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.

Les documents et pièces comptables : livres et registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs…) doivent être conservés une décennie.

Toutes pièces relatives au personnel : contrats de travail, bulletins de paie, registre du personnel, papiers concernant les salaires, primes ou indemnités, reçu pour solde de tout compte, pièces émanant de l’inspection du travail sont à archiver pendant 5 ans ; 3 ans et l’année en cours pour les documents relatifs aux charges sociales.

La durée de 5 ans est également requise pour les déclarations et autres documents en rapport avec un accident du travail. Néanmoins, il est préférable de les conserver plus longtemps en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé du salarié.